Každý měsíc se ve firmách opakuje stejné kolečko: papírové výkazy, přepisování do Excelu a hromada kontrol. Stačí přitom 100 lidí a personalista ztratí 150 hodin měsíčně, jen aby dal dohromady podklady pro mzdy. Cloudová elektronická evidence docházky Alveno tenhle maraton promění v krátký sprint – a čas začne pracovat pro vás.
Jak personalista přichází o čas při ruční evidenci docházky zaměstnanců
| Krok | Ruční postup | Jak to řeší Alveno |
| Sepsání výkazů | Zaměstnanci vyplní papírové karty, vedoucí je podepíše. | Pípnutí čtečky se zapisuje on-line, všichni ho vidí hned. |
| Kontrola chyb | Personalista hledá chybějící příchody a odchody. | Systém zvýrazní odchylky a nabídne doplnění jedním klikem. |
| Přepis do mezd | Ruční přepis do programu → riziko překlepu. | Export do více než 40 mzdových programů na dva kliky. |
| Archivace | Šanony ve skříni, nespolehlivé zálohy. | Šifrované úložiště v EU, historie 10 let. |
Výsledek? V průměru 1,5 h ušetřená na zaměstnance každý měsíc. U firmy se 250 lidmi je to 375 hodin, které se dají věnovat náboru, školení nebo péči o lidi – ne papírům.
Od pípnutí k výplatě: automatický export dat
Každý záznam se okamžitě převádí do formátu, který načte Pohoda, Helios, SAP i další systémy. Personalista už jen zkontroluje spočítané příplatky a uzavře měsíc. Chybovost na výplatních páskách prakticky zmizí, protože se nic nepřepisuje ručně.
Reálné číslo z praxe: 250 hodin zpět ve vašem kalendáři
Středně velká česká výrobní firma (asi 250 lidí) vyměnila papírové karty za Alveno a po třech měsících zjistila:
- zpracování docházky kleslo z 8 hodin na 45 minut měsíčně,
- úspora 375 hodin práce každý měsíc,
- návratnost investice do půl roku jen díky ušetřenému času a zrušení tisku.
I když čísla mohou být u vaší firmy jiná, princip je stejný: co dřív zabralo celý den, zvládnete teď během ranní kávy.
Evidence docházky zaměstnanců v telefonu: schváleno během oběda
Vedoucímu přijde notifikace: „Nová žádost o dovolenou.“ Otevře mobil, potvrdí, a výkaz se sám aktualizuje. Mobilní aplikace umí i GPS „píchnutí“ v terénu, takže technik na střeše i řidič na cestách evidují příchod i odchod stejně přesně jako kolega v kanceláři.
Další úspory času
• Méně tisku a papírování.
• Rychlejší audity – data archivovaná on-line.
• Personalista se může věnovat lidem, ne tabulkám.
Spočítejte si úsporu přímo v Alvenu za tři minuty.
Cloudový docházkový systém tak přestává být nutným zlem a stává se motorem úspor. Potřebujete jen prohlížeč a přihlašovací údaje – žádná instalace, žádné servery.
Vyzkoušejte si klidné uzávěrky na vlastních datech
Domluvte si 20minutovou on-line ukázku v Alveno a uvidíte, jak evidence docházky zpracuje první export dřív, než skončí porada.